اکسل چیست ؟

اکسل(Excel) یک نرم‌افزار صفحه گسترده یا Spread Sheet است که برای کاربردهای مختلف در رشته‌های گوناگون مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این نوشته با امکانات این نرم‌افزار و برخی کاربردهای مهم آن آشنا می‌شوید.

اکسل چیست ؟

اکسل یک نرم‌افزار صفحه گسترده است. نرم‌افزار صفحه گسترده یا Spread Sheet نرم‌افزاری است که برای جمع‌آوری و مرتب‌سازی و پردازش اطلاعات از آن استفاده می‌شود. این اطلاعات می‌توانند از نوع متنی، عددی، تاریخ یا انواع دیگر باشند.

اطلاعات در نرم‌افزار Spread Sheet به صورت جدولی ذخیره می‌شوند. در تصویر زیر می‌توانید شکل یک برگه اکسل را مشاهده کنید:

اطلاعاتی که در اکسل می‌توانید ذخیره کنید هر نوع اطلاعاتی است که بتوان آن را به شکل جدول تغییر داد و ذخیره‌سازی نمود. در ادامه به چند نوع اطلاعات که می‌توانید به شکل جدولی ذخیره کنید توجه کنید:

1. فهرست مشتریان به همراه تاریخ خرید و مبلغ خریدشان
2. فهرست مبالغ درآمد ماهیانه خانواده از محل‌های مختلف و تاریخ دریافت آن‌ها
3. فهرست هزینه‌های انجام شده در طول ماه به همراه تاریخ و دسته‌بندی آن‌ها
4. فهرست دانش‌آموزان کلاس به همراه اطلاعات شخصی هر یک و شماره تلفن‌های آن‌ها
5. فهرست تاریخ تولد اعضای خانواده و دوستان به همراه ستونی از علاقمندی‌های آنان

اطلاعاتی که می‌تواند در یک برگه اکسل ذخیره شود بسیار متنوع و بسته به خلاقیت شما می‌تواند بسیار گسترده باشد.

مفاهیم نرم‌افزار صفحه گسترده

در هنگام کار کردن با اکسل می‌بایست مفهوم برخی عبارت‌ها را بدانید:

1. برگه یا Sheet – هر فایل اکسل می‌تواند شامل تعدادی برگه باشد. در هر برگه می‌توانید اطلاعات مختلف و از انواع مختلفی را ذخیره کنید.
2. ردیف و ستون – هر جدول دارای تعداد دلخواهی ردیف و ستون است. هر چه اطلاعات بیشتری تولید کنید، ردیف‌ها و ستون‌ها هم همراه با آن افزایش پیدا می‌کنند.
3. سلول یا Cell – هر خانه جدول یک سلول نام دارد. با استفاده از قابلیت Merge می‌توانید چند سلول را به یکدیگر بچسبانید.

چه نرم‌افزارهای دیگری مشابه اکسل وجود دارند ؟

علاوه بر اکسل نرم‌افزارهای دیگری که به صورت آنلاین یا آفلاین عملکردهای مشابهی در اختیار شما قرار می‌دهند وجود دارند:

1. Google Sheets
2. OpenOffice Calc
3. LibreOffice Calc
4. Lotus 1.2.3

ذخیره‌سازی اطلاعات در اکسل چه فایده‌ای دارد ؟

ساده‌ترین کاربرد ذخیره‌سازی اطلاعات در نرم‌افزار صفحه گسترده، قابلیت نظم دادن به اطلاعات است. نوشتن و ذخیره کردن اطلاعات در قالب متنی ساده، در بسیاری موارد ممکن است باعث مشکل شدن دسترسی به آن‌ها و ایجاد بی نظمی شود.

مزیت اصلی و مهم‌تر اکسل، قابلیت طبقه‌بندی، تغییر شکل و تغییر فرمت و تهیه‌ی گزارش‌های گوناگون از اطلاعاتی است که برگه‌های گوناگون ذخیره کرده‌اید.

برای مثال ممکن است یک فایل اکسل داشته باشید که در دو برگه مجزا، درآمدها و هزینه‌های خود را ثبت کرده باشید. اکسل این قابلیت را به شما می‌دهد که اطلاعات موجود در دوبرگه را که از جنس مالی هستند، روی یک نمودار بیاورید و مشاهده کنید در طول ماه روند درآمد و هزینه‌های شما به چه صورت بوده است.

همچنین می‌توانید با استفاده از قابلیت فرمت‌بندی سفارشی، ردیف‌هایی که دارای شرطی خاص هستند را به رنگی متفاوت نمایش دهید. برای مثال در فهرست نمرات دانش‌آموزان، نمرات بالای ۱۸ به رنگ سبز و نمرات کمتر از ۱۲ به رنگ قرمز نمایش داده شوند.

قابلیت‌های برنامه‌نویسی در اکسل

استفاده از اکسل به دانش برنامه‌نویسی نیاز ندارد ولی اگر بتوانید دانش برنامه‌نویسی لازم را کسب کنید، پردازش اطلاعات و تهیه‌ی گزارش‌ها و خروجی‌های بسیار پیشرفته برای شما فراهم می‌شود. برای مثال می‌توانید یک برگه اکسل درست کنید که در ردیف‌های آن چک‌های دریافتی از مشتری را به همراه تاریخ سررسید آن درج کنید. سپس با زدن یک دکمه، راس چک‌ها را محاسبه کنید و در یک سلول دیگر نمایش دهید.

انتقال اطلاعات بین برگه‌ها و فایل‌های مختلف و منابع مختلف

از مزیت‌های مهم اکسل، قابلیت دسترسی به منابع مختلف اطلاعات به صورت زنده یا ایستا است. برای مثال می‌توانید در هنگام تهیه‌ی یک گزارش از اطلاعاتی که در چندین فایل اکسل و چندین فایل پایگاه داده Access و منابع دیگر موجود هستند، استفاده کنید.

اکسل به شما کمک می‌کند به ساده‌ترین شکل ممکن به تمامی این اطلاعات دسترسی پیدا کنید.

استفاده از اکسل در کنار محصولات دیگر آفیس

محصولات مایکروسافت آفیس بسیار به شکلی کامل با یکدیگر در ارتباط هستند. برای مثال اگر قصد داشته باشید برای مهمانان عروسی ۳۰۰ کارت دعوت چاپ کنید، می‌توانید یک قالب خام از متن مورد نظر را در Word آماده کنید، نام و نام خانوادگی مهمانان را در یک برگه Excel بنویسید و در انتها با استفاده از قابلیت Mail Merge تعداد ۳۰۰ کارت دعوت با نام مهمانان را به آسانی چاپ کنید.

استفاده از اکسل برای جمع و تفریق و محاسبات عددی

اگر می‌خواهید لیست بلندبالایی از اعداد را جمع و تفریق کنید، وارد کردن آن‌ها در اکسل یکی از بهترین گزینه‌ها است. پس از ورود اطلاعات در اکسل به سادگی می‌توانید محاسبات دلخواه را روی آن‌ها انجام دهید. مزیت مهم این روش، امکان چک کردن صحت اطلاعات و اصلاح آن‌ها به سادگی است.

کاربردهای دیگر اکسل

در ادامه برخی کاربردهای دیگر اکسل در رشته‌های مختلف را مشاهده می‌کنید:

1. ثبت خریدها و فروش‌های مشتریان هر یک در برگه‌ای جداگانه از اکسل
2. ثبت چک‌های دریافتی از مشتریان به همراه تاریخ و مبلغ
3. ساخت ماشین حساب‌های اختصاصی – برای مثال محاسبه نرخ طلا و سکه بر اساس چندین عامل مختلف
4. ثبت وقایع رخ داده در پروژه به همراه تاریخ رخداد و تهیه‌ی نمودار وقایع به صورت تصویری
5. استفاده در کنترل کیفیت محصولات و تهیه‌ی گزارش تصویری روی نمودار از تغییرات کیفیت محصول در طول زمان
6. ثبت دارایی‌ها و انجام محاسبات استهلاک دارایی‌ها در حسابداری
7. استفاده برای تهیه‌ی گزارش‌های آماری از داده‌های خام
8. تهیه‌ی لیست حقوق کارکنان بر اساس فعالیت‌های ثبت شده در برگه‌های مجزا به صورت خودکار
9. تنظیم صورت مغایرت بانکی در حسابداری

استفاده از قابلیت‌های اکسل تنها با خلاقیت شما محدود می‌شود و در بسیاری از رشته‌ها و کاربردهای گوناگون که به شکلی با اطلاعات و محاسبات سر و کار دارند، اکسل گزینه‌ای بسیار کارآمد و مفید به حساب می‌آید.