به منظور جلوگیری از ورود داده تکراری در اکسل، دو روش استفاده از ماکرو و استفاده از دستور Data Validation وجود دارد که روش دوم نسبت به استفاده از ماکرو ساده تر و کاربردی تر است که در این پست به توضیح آن پرداخته شده است.

جلوگیری از ورود داده تکراری با Data Validation

ابزار Data Validation  در تب Data برای محدود کردن اطلاعات وارد شده درون یک سلول استفاده می‌شود و فرآیند تعریف آن به این صورت است که با انتخاب محدوده مد نظر و انتخاب Data Validation از تب Data پنجرهِ آن باز میشود و کاربر میتواند از این قسمت حالت مد نظر را انتخاب کند.

در این پنجره بخش Custom قسمتی است که کاربر میتواند با استفاده از فرمول، محدودیت مد نظر را اعمال کند. در این بخش با استفاده از فرمول محدودیت اعمال میشود و بعد از ورود اطلاعات و زدن اینتر در آن سلول، آن فرمول محاسبه میشود، در صورتی که حاصل فرمول برای مقدار وارد شده در آن سلول برابر با True باشد، عبارت وارد شده در آن سلول پذیرفته میشود ولی در صورتی که حاصل فرمول برای مقدار وارد شده برابر با False باشد، مقدار وارد شده مورد پذیرش قرار نمیگیرد.

روش اجرا

فرض کنیم بخواهیم مقادیر وارد شده در ستون B را کنترل کنیم به گونه‌ای که به کاربر اجازه وارد کردن داده تکراری در آن محدوده داده نشود، لذا در این حالت باید مقدار وارد شده در سلول فعال بررسی شود، سپس با استفاده از تابع Countif چک شود در ستون B آن عبارت چند بار تکرار شود. در صورتی که تعداد تکرار آن عبارت در ستون B برابر با ۱ باشد، باید مقدار وارد شده مورد پذیرش قرار بگیرد و در غیر این صورت مقدار وارد شده نباید مورد پذیرش قرار بگیرد.

بدین منظور ابتدا ستون B را انتخاب کرده و از تب Data گزینه Data Validation را برگزیده و در پنجره باز شده در قسمت Allow حالت Custom را برگزیده و در قسمت Formula فرمول ذیل را وارد نموده.

=COUNTIF(B:B,B1)=1

سپس در پنجره Data Validation وارد تب Error Alert شده و در قسمت Title عبارت “خطا” را ثبت نموده و در قسمت Error Message عبارت “مقدار وارد شده تکراری است، لطفا مقدار را مجددا وارد کنید”. با تایید کردن پنجره فرمول اعمال میشود و مشاهده میشود که در صورت ورود داده تکراری، کاربر با خطا مواجه خواهد شد.

در این حالت اگر در ستون B داده تکراری وارد شود (داده ای که قبلا در آن ستون وارد شده باشد) مطابق با شکل ذیل کاربر با خطا مواجه میشود و نمیتواند آن مقدار را درون سلول وارد کند.