جلوگیری از ورود داده های تکراری در اکسس

جلوگیری از ورود داده های تکراری در اکسس

مرحله 1:

مایکروسافت اکسس را باز کنید و به پایگاه داده ای بروید که حاوی جدولی است که می خواهید از ورودی های تکراری جلوگیری کنید. اگر هنوز پایگاه داده ای ندارید، می توانید با کلیک بر روی الگوی “Blank Database” و ارائه یک نام برای پایگاه داده خود، پایگاه داده جدیدی ایجاد کنید.

مرحله 2:

جدول را در نمای طراحی باز کنید. برای انجام این کار، به “Pane Navigation” بروید و جدولی را که می خواهید تغییر دهید انتخاب کنید. سپس بر روی دکمه “Design View” در گروه “Views” در تب “Table Tools” کلیک کنید. Design View به شما اجازه می دهد تا تغییراتی در ساختار و ویژگی های جدول ایجاد کنید.

مرحله 3:

فیلد یا ترکیبی از فیلدهایی را که نباید اجازه ورود تکراری را بدهد، شناسایی کنید. ورودی های تکراری می تواند منجر به مشکلات یکپارچگی داده ها شود و بر دقت گزارش ها و تحلیل های شما تأثیر بگذارد. به عنوان مثال، فرض کنید یک جدول «مشتریان» دارید و می‌خواهید از ورودی‌های تکراری بر اساس فیلد «ایمیل» جلوگیری کنید. این بدان معناست که هر مشتری باید یک آدرس ایمیل منحصر به فرد داشته باشد.

مرحله 4:

با کلیک بر روی نام آن در ستون “Field Name” فیلدی را که نباید تکراری باشد انتخاب کنید. در مثال ما، روی فیلد “ایمیل” کلیک کنید.

مرحله 5:

در قسمت “Field Properties” در پایین صفحه، ویژگی “Indexed” را پیدا کنید. ویژگی “Indexed” تعیین می کند که آیا یک فیلد می تواند مقادیر تکراری داشته باشد یا خیر. به‌طور پیش‌فرض، این ویژگی روی «Yes (Duplicates OK)» تنظیم شده است و مقادیر تکراری را مجاز می‌کند. برای جلوگیری از تکرار، ویژگی “Indexed” را به “Yes (No Duplicates)” تغییر دهید. این یکتایی را برای فیلد انتخابی اعمال می کند.

مرحله 6:

تغییراتی را که در طراحی جدول ایجاد کرده اید ذخیره کنید. روی دکمه “ذخیره” در نوار ابزار دسترسی سریع کلیک کنید یا Ctrl + S را فشار دهید. اگر از شما خواسته شد به جدول خود یک نام معنادار بدهید و روی “OK” کلیک کنید. مهم است که تغییرات خود را ذخیره کنید تا مطمئن شوید که تنظیمات جلوگیری از ورود تکراری اعمال می شود.

مرحله 7:

جلوگیری از ورود تکراری را آزمایش کنید. فرم یا جدولی را باز کنید که بر اساس جدولی است که شما تغییر داده اید. سعی کنید یک مقدار تکراری در فیلدی که به عنوان غیر تکراری تنظیم کرده اید وارد کنید (در مثال ما، فیلد “ایمیل”). Access یک پیام خطا نمایش می دهد و از وارد کردن داده های تکراری جلوگیری می کند. این اعتبار به حفظ یکپارچگی داده ها کمک می کند و تضمین می کند که فقط مقادیر منحصر به فرد ذخیره می شوند.

مرحله 8:

سفارشی کردن پیام های خطا (اختیاری). به‌طور پیش‌فرض، Access یک پیام خطای استاندارد را هنگام تلاش برای ورود تکراری نمایش می‌دهد. با این حال، می‌توانید پیام خطا را سفارشی کنید تا دستورالعمل‌ها یا توضیحات خاصی را به کاربران ارائه دهید. برای انجام این کار، به نمای طراحی برگردید، فیلدی را با تنظیمات پیشگیری تکراری انتخاب کنید و ویژگی “Validation Text” را در قسمت “Field Properties” قرار دهید. یک پیام خطای سفارشی را وارد کنید که به وضوح دلیل مجاز نبودن ورود تکراری را نشان دهد.

مرحله 9:

جلوگیری از ورود تکراری را در چندین فیلد اعمال کنید (اختیاری). در برخی موارد، ممکن است بخواهید بر اساس ترکیبی از فیلدها از تکرارها جلوگیری کنید. برای مثال، ممکن است بخواهید منحصر به فرد بودن را بر اساس هر دو قسمت “نام” و “نام خانوادگی” اعمال کنید. برای رسیدن به این هدف، همان مراحل قبلی را دنبال کنید، اما به جای یک فیلد، چندین فیلد را در مرحله 4 انتخاب کنید.

مرحله 10:

اعتبارسنجی داده های موجود (اختیاری). اگر جدولی با داده‌های موجود دارید و می‌خواهید به طور عطف به ماسبق از تکرارها جلوگیری کنید، می‌توانید یک پرس و جو اعتبارسنجی داده را اجرا کنید. یک کوئری جدید ایجاد کنید و معیارهایی را برای شناسایی رکوردهای تکراری بر اساس فیلدهای انتخابی مشخص کنید. هنگامی که موارد تکراری را شناسایی کردید، می توانید آنها را بر اساس آن حذف یا اصلاح کنید.

پایان

با دنبال کردن این مراحل، می توانید با موفقیت جلوگیری از ورود داده های تکراری را در اکسس راه اندازی کنید. این یکپارچگی و دقت داده های شما را تضمین می کند، تجزیه و تحلیل داده ها را بهبود می بخشد و به حفظ یک پایگاه داده قابل اعتماد برای نیازهای شما کمک می کند. به یاد داشته باشید که تغییرات خود را به طور مرتب ذخیره کنید و تنظیمات پیشگیری را آزمایش کنید تا مطمئن شوید که طبق برنامه عمل می کنند.

تبریک می گویم! اکنون یاد گرفته اید که چگونه از ورود داده های تکراری در اکسس جلوگیری کنید و درک بهتری از مراحل مربوط به حفظ یکپارچگی داده ها دارید.